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Les étapes à suivre pour nettoyer sa base de données

Nettoyer sa base de données client
Table des matières

Le nettoyage de la base de données clients est une tâche indispensable à une bonne prospection ou gestion commerciale.

En effet, la base de données d’une entreprise renferme des informations précieuses sur ses clients et prospects telles que leurs identités, leurs historiques, leurs coordonnées et autres informations essentielles pour piloter sa stratégie commerciale avec précision.

Au fil du temps, ces données se dégradent et peuvent compromettre les actions de marketing et de fidélisation de l’entreprise. Il faut donc les filtrer pour préserver leur pertinence. Dans cet article, Acceor vous présente 7 étapes à suivre pour le nettoyage de votre base de données clients.

Étape 1 : La réalisation d’un audit de la base de données

La première étape du nettoyage d’une base de données clients est de réaliser son audit. Cet audit vise à évaluer le potentiel de la base de données, c’est-à-dire à déterminer dans quelle mesure les données actuelles peuvent permettre d’atteindre les objectifs.

Pour auditer efficacement votre base de données clients, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

  • Le type de support sur lequel se trouve cette base ;
  • Les avantages et inconvénients des données actuelles ;
  • Les sources de provenance des données, etc.

L’analyse de tous ces éléments vous permettra d’identifier les données qui sont réellement utiles et celles qui sont obsolètes ou incorrectes. Consulter un guide de constitution d’une base de données peut notamment vous aider dans cette tâche.

Étape 2 : La définition des critères de qualité

Au niveau de la deuxième étape, il faut définir les critères de qualité que les informations contenues dans la base de données doivent respecter pour être considérées comme fiables et performantes.

Dans un premier temps, vous devez vous assurer que les informations de votre base de données sont bien organisées en champs ou attributs tels que le nom, la profession, le code postal, etc. N’hésitez pas à lire un guide pour créer un fichier clients afin de réussir cette étape.

Ensuite, il vous faudra définir les critères de qualité à considérer pour évaluer la pertinence des informations contenues dans la base. Ces critères peuvent être l’exactitude, la représentativité, l’actualité, le niveau de sécurité ou la conformité avec les besoins de l’entreprise.

Le choix des critères joue un rôle décisif dans l’efficacité du nettoyage de votre base de données. Il mérite donc toute votre attention.

Étape 3 : Le nettoyage de la base de données clients et la correction des données

La troisième étape du processus de nettoyage de la base de données clients se déroule en deux phases.

La première concerne la suppression des données enregistrées plusieurs fois. Cette procédure est nécessaire parce que les doublons peuvent créer de la confusion et compromettre les campagnes de prospection B2B ou de fidélisation.

La seconde phase consiste maintenant à corriger les erreurs relevées au cours de l’audit des données. Il peut s’agir de fautes de frappe ou d’informations erronées. Les corrections peuvent être effectuées manuellement ou avec un outil de correction automatique.

En fait, au fil du temps, les données de votre base peuvent devenir obsolètes ou inexactes en raison de changements dans les informations ou dans les circonstances. Il est donc essentiel de les mettre à jour régulièrement afin de garantir leur pertinence et leur fiabilité.

Pour y parvenir, vérifiez l’exactitude des informations existantes en les comparant à de nouvelles données que vous aurez collectées. Ainsi, vous pourrez identifier les éléments à modifier ou à supprimer. N’oubliez pas : la mise à jour est indispensable pour créer une base de données utilisable.

Étape 4 : L’enrichissement des données

Après avoir procédé au nettoyage et actualisé votre base de données clients, il est maintenant temps de l’enrichir en y intégrant de nouvelles informations.

Ces nouvelles informations, vous pouvez les obtenir en contactant directement les clients ou prospects, en organisant des campagnes de questionnaires ou des jeux concours ou encore en effectuant des recherches sur Internet.

Parlant de recherches sur Internet, LinkedIn représente l’une des meilleures sources de données clients. Ce réseau social offre aux entreprises la possibilité d’obtenir un maximum d’informations qualitatives sur les clients potentiels afin d’optimiser leur prospection B2B.

Les sites de vérification d’entreprises et les annuaires B2B sont également des sources dignes d’intérêt, surtout lorsqu’il s’agit d’obtenir les coordonnées d’une entreprise ou de ses principaux dirigeants.

La qualité des données collectées est aussi importante que leur quantité, car elle facilite grandement le travail de qualification de fichier par les équipes commerciales. Assurez-vous donc toujours de la pertinence des renseignements clients obtenus avant de les ajouter à votre base.

Étape 5 : La structuration

La structuration d’une base de données consiste à organiser les informations qu’elle contient de manière logique et cohérente, en définissant les tables, les champs et les relations entre eux.

Cette procédure facilite la manipulation, la gestion et l’interrogation des données. Elle permet aux équipes commerciales de travailler de manière efficace grâce à une meilleure utilisation des informations.

Voici les étapes à suivre pour bien structurer une base de données ;

  • Déterminez les principaux éléments que vous souhaitez suivre dans votre base de données et les caractéristiques associées à chacun ;
  • Créez une table pour chaque élément que vous suivez. Chaque ligne dans la table représente une seule partie de cet élément, et chaque colonne indique une caractéristique de cet élément ;
  • Attribuez une clé primaire à chaque table pour identifier de manière unique chaque enregistrement.
  • Définissez des relations entre les tables en utilisant des clés étrangères pour lier les attributs d’une table à ceux d’une autre ;
  • Organisez les données de sorte à éviter la redondance et à réduire les anomalies d’insertion, de suppression ou de mise à jour ;
  • Imposez des règles pour garantir la cohérence et l’intégrité des données.

Les informations ainsi organisées peuvent être exploitées à diverses fins telles que la prise de décisions, la création de rapports ou encore l’analyse. Ces cas d’utilisation représentent les avantages de constituer une base de données pour une entreprise.

Étape 6 : L’automatisation de la maintenance

Maintenant que vous avez procédé au nettoyage de votre base de données clients, votre prochaine mission consistera à mettre en place un système automatisé pour assurer sa maintenance.

L’automatisation de la maintenance offre plusieurs avantages, notamment celui de vous faire gagner du temps lors du prochain nettoyage de la base de données et de simplifier l’actualisation des informations.

Pour en bénéficier, il vous suffit d’adopter un outil de nettoyage automatique. Ce type de logiciel propose une panoplie de fonctionnalités qui suppriment les actions manuelles et accélèrent le processus d’épuration des données.

Toutefois, compte tenu du vaste choix de logiciels de nettoyage de base de données clients, il est important de considérer plusieurs critères pour sélectionner le plus approprié. Parmi ceux-ci, l’ergonomie, la facilité d’utilisation, les fonctionnalités, les compatibilités avec les systèmes existants sont les plus importants.

Après avoir choisi votre outil automatisé de maintenance de la base de données clients, pensez à planifier des mises à jour régulières en définissant la fréquence de ces mises à jour. Faites-en de même pour le nettoyage de la base.

Enfin, installez des alertes pour détecter les anomalies et utilisez des outils de détection afin de faciliter le nettoyage de la base de données.

Étape 7 : La surveillance et l’évaluation continue

Plusieurs entreprises ont aujourd’hui compris l’importance de disposer de données fiables et qualitatives à tout moment.

C’est pourquoi, plutôt que d’attendre que des problèmes majeurs se manifestent avant de faire le nettoyage de leur base de données clients, elles préfèrent suivre et évaluer de manière continue les informations qu’elles ont sur leurs clients.

Cette gestion proactive du fichier de prospection commerciale peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux. Voici les actions à mener pour la mettre en place :

  • Utilisez des outils de surveillance automatisés ;
  • Définissez des indicateurs de performance clés (KPI) ; 
  • Recueillez les retours clients afin d’identifier les besoins commerciaux et d’offrir des réponses adéquates ;
  • Effectuez des audits réguliers pour maintenir la qualité des données.

Si vous voulez garantir un suivi et une évaluation de qualité, vous pouvez envisager de déléguer cette responsabilité à des spécialistes de la base de données clients : les business dévelopers.

Ces professionnels possèdent l’expertise nécessaire pour garantir la pertinente, la conformité et la fiabilité des données clients de votre entreprise. Ils peuvent, en outre, être accompagnés par des managers chargés d’évaluer les résultats des campagnes de prospection menées

Grâce à leur travail, vous aurez à votre disposition des insights précieux sur lesquels vous pourrez vous appuyer pour procéder aux ajustements nécessaires.

Que retenir pour réussir le nettoyage de votre base de données ?

En somme, les informations clients jouent un rôle décisif dans la réussite commerciale d’une entreprise. Ainsi, pour optimiser ses performances commerciales, l’entreprise se doit de procéder au nettoyage de sa base de données clients.

Ce processus, qui semble compliqué et fastidieux, est en réalité bien simple. Il se résume aux sept étapes suivantes :

  • La réalisation d’un audit de la base de données ;
  • La définition de critères de qualité ;
  • Le nettoyage proprement dit de la base de données et la correction de son contenu ;
  • L’enrichissement des données clients ;
  • La structuration ;
  • L’automatisation de la maintenance ;
  • La surveillance et l’évaluation continue.

L’exécution de la dernière phase peut être déléguée à une équipe de business developers éventuellement épaulée par des managers. Ces experts vous aideront à exploiter de manière intelligente votre base de données clients après avoir effectué son nettoyage.

Comment garantir la pérennité de la propreté de sa base de données ?

Pour vous assurer que votre base de données clients reste propre, vous pouvez utiliser des KPI (indicateurs de performances). Bien définis, ces derniers permettront d’apprécier les performances de votre fichier clients ainsi que la pertinence de son contenu.

Quelles sont les meilleures pratiques pour intégrer de nouvelles données sans compromettre la qualité de la base existante ?

La meilleure stratégie permettant d’intégrer de nouvelles données à votre base sans l’altérer est le télémarketing. C’est la technique privilégiée des business developers d’Acceor. Elle consiste à contacter directement le client ou le prospect par téléphone.Notre agence de prospection commerciale recueille ainsi pour vous les informations essentielles sur chaque personne ou entreprise contactée. Cela vous évite d’avoir à procéder vous-même au nettoyage de la base de données clients.

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