La relance de client pour impayé revêt une importance capitale dans la gestion financière d’une entreprise, car elle impacte directement sa trésorerie et sa viabilité économique.
En effet, les factures impayées peuvent entraîner une détérioration des relations avec les clients, des retards dans le paiement des fournisseurs et des difficultés de trésorerie.
Une gestion efficace de ces dernières est alors essentielle pour maintenir une santé financière optimale. Pour cela, découvrez dans cet article les différentes étapes et les meilleures pratiques pour réussir votre relance de client pour impayé.
S’assurer qu’il s’agit d’une facture impayée
Une facture est qualifiée d’impayée lorsque le montant dû n’a pas été réglé par le débiteur malgré la réalisation de la prestation correspondante. Elle se distingue bien d’un paiement en retard qui survient quand le débiteur dépasse le délai légal indiqué sur la facture par le prestataire.
Ce délai est généralement compris entre 15 jours minimum et 45 jours, mais il peut s’étendre jusqu’à 60 jours pour certaines grandes entreprises.
Ainsi, en France, une facture non réglée pendant plus de 60 jours est considérée comme impayée. Dans un tel cas, l’idéal est de prendre contact avec le client pour lancer une procédure de relance de client pour impayé.
Relancer gratuitement votre client en cas de retard de paiement
Avant d’entamer toute démarche de relance de client pour impayé, il est essentiel de rassembler toutes les preuves nécessaires pour justifier la légitimité de cette démarche.
Cela peut inclure le devis signé par le client, les échanges de mails avec des timestamps précis, les échanges de SMS ou tout autre moyen de communication ayant trait à la transaction en question. Une fois ces preuves rassemblées, il sera temps de débuter la procédure de relance pour impayé.
1. Adresser une lettre de relance de client pour impayé
La lettre de relance pour impayé, qui est à distinguer des messages adressés en vue de relancer vos clients et prospects dans un but commercial, a pour objectif de rappeler au client débiteur que le délai de paiement d’une facture est échu, puis de l’inciter à régler sa dette.
Elle permet de débloquer la situation, en cas de retards de paiement, tout en maintenant des relations commerciales positives avec le débiteur. Elle démontre aussi votre bonne foi et les efforts entrepris pour obtenir un règlement amiable de la dette, ce qui peut être un élément important devant un tribunal.
Pour rédiger une lettre de relance de client pour impayé, il n’existe aucune formalité particulière à remplir. Il suffit de s’assurer que le document soit clair, précis et comporte toutes les informations suivantes :
- L’identité du créancier ;
- L’adresse précise du débiteur à qui la lettre est destinée ;
- Le numéro et la date de la facture impayée ;
- Le montant total de la facture, incluant toutes les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement, le cas échéant ;
- La date d’échéance initiale de la facture concernée ;
- Une demande formelle de paiement, insistant sur l’urgence de régler la dette dans les plus brefs délais.
Il est également recommandé de joindre une copie de la facture concernée pour éviter toute confusion.
Modèle de lettre de relance de client pour impayé
Nom de votre entreprise
Adresse
Code postal et Ville
Téléphone
Numéro Siret
Nom de votre débiteur
Adresse postale de votre débiteur
(Ville), le (Date)
À l’attention de Madame / Monsieur (si le destinataire est connu) ou du Service Comptabilité
Objet : Relance n°1 – Facture n° [ ]
P. J. : Duplicata de la facture n° [ ]
Madame, Monsieur,
Nous constatons que, sauf erreur de notre part, le règlement de la facture n° [ ] en date du [ ], d’un montant de [ ] euros, et échue le [ ], n’a pas été effectué à ce jour. Nous vous adressons en annexe un duplicata de ladite facture et vous prions de bien vouloir la régler dans les plus brefs délais.
Dans l’éventualité où le paiement aurait déjà été effectué depuis l’émission de cette lettre, veuillez bien ignorer cette correspondance.
Nous demeurons à votre entière disposition pour toute question ou clarification.
Nous vous remercions par avance pour votre promptitude à régler cette dette et vous prions d’accepter, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Cordialement,
Signature
Nom et Prénom du représentant de l’entreprise
Titre
2. Adresser une lettre d’avertissement
La rédaction d’une lettre d’avertissement est une étape importante dans le processus de recouvrement. Si la première relance n’a pas abouti au règlement de la dette, il est impératif d’adopter une approche plus ferme, tout en évitant toute forme d’agressivité.
Cette seconde lettre de relance de client pour impayé doit clairement informer le débiteur des conséquences du non-paiement.
Elle doit mentionner la possibilité de recourir à un mandataire du recouvrement, tel qu’une société spécialisée, un avocat ou un commissaire de justice, soulignant ainsi l’urgence pour le client de régler sa dette.
L’objectif de cette lettre est de susciter une réaction chez le client en lui faisant comprendre que la gestion du litige pourrait être confiée à une tierce personne. Cette perspective peut l’inciter à prendre la situation au sérieux et à agir rapidement pour éviter des mesures plus contraignantes.
Modèle de lettre d’avertissement ou seconde lettre de relance de client pour impayé
Objet : Avis de dernier rappel pour paiement de facture impayée
Madame, Monsieur,
Nous regrettons de constater que malgré notre précédent rappel, votre compte demeure toujours débiteur de la somme de X euros, correspondant aux factures suivantes restées impayées :
| Numéro de facture | Date | Montant |
| [Numéro] | [Date] | [Montant] |
Nous vous rappelons que le règlement de cette dette est indispensable pour maintenir des relations commerciales harmonieuses.
Si le paiement intégral ne nous parvient pas dans un délai de huit jours à compter de la réception de cette lettre, nous serons contraints de transmettre votre dossier à notre conseil juridique. Celui-ci prendra toutes les mesures nécessaires pour recouvrer notre créance.
Nous vous invitons donc à prendre cette démarche au sérieux et à régler votre dette dans les plus brefs délais afin d’éviter des procédures de recouvrement plus contraignantes.
Dans l’attente de votre règlement, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Signature
Nom et Prénom du représentant de l’entreprise
Titre
3. Adresser une lettre de mise en demeure
La lettre de mise en demeure est un document envoyé par un créancier à son débiteur par courrier simple, recommandé ou transmis par un commissaire de justice. Elle est essentielle pour entamer une procédure de recouvrement judiciaire en cas de non-paiement.
Généralement, une lettre de mise en demeure de payer est envoyée après au moins une relance de client pour impayé. Afin de produire des effets juridiques, elle doit aussi assurer une « interpellation suffisante » du débiteur, comme stipulé à l’article 1344 du Code civil.
En effet, pour être juridiquement valide, cette lettre doit contenir les éléments suivants :
- Le terme « mise en demeure » dans l’en-tête du courrier ;
- La date de sa rédaction ;
- Les coordonnées complètes du créancier ainsi que celles du débiteur ;
- La description précise de la nature de l’impayé, incluant le montant dû, le numéro de facture, etc. ;
- Le dernier délai pour le paiement de la dette ;
- Les conséquences en cas de non-paiement.
Modèle de lettre de mise en demeure
Nom / Dénomination du client
Adresse du client
Objet : Mise en demeure de payer
Lettre recommandée avec accusé de réception.
Madame, Monsieur,
Nous constatons avec regret qu’à ce jour, malgré nos précédentes relances datées du [préciser les dates des relances précédentes], votre société n’a toujours pas procédé au règlement de notre facture numéro [ ], échue le [ ]
Par la présente, nous vous mettons formellement en demeure de régler la somme de [ ] euros dans un délai de 8 jours à compter de la réception de cette lettre.
À défaut de paiement dans ce délai imparti, nous serons contraints de confier le recouvrement de cette dette à notre service contentieux qui prendra des mesures judiciaires.
Nous vous informons que ce courrier entraîne l’application des intérêts légaux et conventionnels.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Signature
Nom et Prénom du représentant de l’entreprise
Titre
Relance de client pour impayé : Faire intervenir un tiers
Le délai de prescription d’une facture détermine le laps de temps durant lequel une entreprise peut entamer une action en justice contre son client pour recouvrer une dette impayée. Il est de 2 ans quand le client est un particulier et de 5 ans pour un professionnel.
Une fois ce délai écoulé, les chances de recouvrer la dette diminuent considérablement. Toutefois, il reste possible de tenter une relance amiable même après la prescription de la facture, bien que le client ne soit pas légalement tenu de payer.
Avant d’arriver à ce point, la solution idéale pour réussir sa relance de client pour impayé est de se faire aider. Dans ce contexte, voici quelques options qui s’offrent à vous.
Faire appel à une société de recouvrement
Certaines entreprises, ayant compris les enjeux de bien relancer ses clients débiteurs, font appel à des sociétés de recouvrement en cas de facture d’impayé. Ces dernières sont des entreprises spécialisées qui travaillent en collaboration avec un réseau d’avocats et de commissaires de justice.
À l’instar d’une agence de prospection commerciale qui s’occupe des activités de prospection, une société de recouvrement prend en charge tout le processus de relance de client pour impayé et la mise en demeure.
Quant aux modalités de facturation, elles varient d’une société de recouvrement à une autre. Certaines sociétés facturent des frais de procédure dès l’ouverture du dossier, même avant d’avoir obtenu des résultats tangibles.
Ces frais initiaux peuvent sembler attractifs, souvent inférieurs à 30 €. Cependant, en cas de réussite du recouvrement, la société peut exiger un pourcentage de la somme recouvrée, généralement autour de 10% de la facture impayée.
Entamer une procédure simplifiée de recouvrement des petites créances
La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances est efficace pour résoudre les litiges liés aux impayés de moins de 5 000 € sans recourir à une action judiciaire. Pour l’entamer, il est nécessaire de choisir un commissaire de justice compétent sur le plan territorial.
Ce dernier envoie un courrier recommandé avec demande d’avis de réception au débiteur, l’invitant à participer à cette démarche. Si le débiteur accepte, un accord sur le montant de la dette et ses modalités de paiement lui sera proposé.
En cas d’accord, le commissaire de justice délivre un titre exécutoire. En revanche, en l’absence de réponse dans un délai d’un mois, le débiteur est considéré comme ayant implicitement refusé, ce qui permet à l’entreprise de saisir le juge pour obtenir une décision judiciaire.
Entamer une procédure d’injonction de payer
La procédure d’injonction de payer offre la possibilité d’obtenir une décision judiciaire sans nécessiter la comparution de l’entreprise et de son client devant un juge. Il n’existe aussi aucune restriction quant au montant minimum ou maximum pour engager cette démarche.
La décision rendue par le juge constitue un titre exécutoire, autorisant ainsi le recours à un commissaire de justice pour procéder à des actes tels que des saisies ou des ventes forcées de biens, ou l’inscription d’hypothèques judiciaires.
En outre, la procédure d’injonction de payer est une des méthodes de recouvrement judiciaire les plus simples, utilisée principalement lorsque le litige concernant le règlement de la facture n’est pas contesté.
Quelques bonnes approches en matière de relance de client pour impayé
La procédure de relance pour inciter un client inactif à payer requiert une approche stratégique et bien pensée. Elle nécessite de maintenir un ton courtois et respectueux à tout moment, surtout au stade initial de la relance.
Il est aussi impératif de rester poli et amical, que vous choisissiez de contacter le client par téléphone, par email ou par courrier. De plus, lors de la relance de client pour impayé, vous devez mentionner le numéro de la facture concernée.
Par ailleurs, vous devez faire attention à :
- Éviter d’utiliser des lettres de relance génériques ou standardisées : cette pratique est encore plus importante lors de l’utilisation de logiciels de recouvrement de créances. Chaque lettre de relance de client pour impayé doit être adaptée au client et à la gravité du retard de paiement ;
- Être concis, mais précis et ferme dans votre communication ;
- Respecter un intervalle de temps approprié entre chaque relance.
En effet, la première relance de client pour impayé doit être effectuée dès l’échéance du délai de paiement. Toutefois, trop de relances rapprochées peuvent donner l’impression d’un harcèlement au client, ce qui pourrait compliquer le processus de recouvrement.
Relance de client pour impayé : A retenir
En définitive, la relance de client pour impayé est une approche bénéfique pour recouvrer ses créances sans recourir à une action en justice. Elle peut contribuer à fidéliser les clients, puisqu’elle permet de conserver des relations commerciales positives avec les débiteurs.
Toutefois, elle nécessite d’adopter une attitude professionnelle et courtoise tout au long du processus et de disposer de preuves pour justifier la légitimité de sa démarche.
Les relances doivent aussi être personnalisées, claires et fermes pour maintenir une communication efficace. De plus, il est important de respecter un délai adéquat entre chaque relance de client pour impayé afin d’éviter toute impression de harcèlement.
En cas de non-paiement après les relances amiables, diverses options sont envisageables, telles que faire appel à une société de recouvrement ou engager une procédure judiciaire.
De plus, en matière de relance de client pour impayé, il existe plusieurs erreurs à éviter comme utiliser des lettres génériques ou enchaîner trop de relances rapprochées.
Quelle erreur ne pas commettre en cas de facture impayée ?
L’erreur à ne surtout pas commettre en cas de facture impayée est de laisser le temps s’écouler sans réaliser une relance de client pour impayé.
Cette attitude peut entraîner des pertes de temps considérables, des frais juridiques supplémentaires et un retard encore plus important dans le paiement de la dette.
Agir rapidement permet non seulement de préserver les relations commerciales, mais aussi d’augmenter les chances de réussir sa relance de client pour impayé.
Qu’est-il conseillé de faire pour éviter les factures impayées ?
Pour éviter les factures impayées et la nécessité de réaliser une relance de client pour impayé, il est conseillé de demander un acompte d’au moins 40% avant de commencer un travail. Cela permet de limiter les pertes en cas d’absence de paiement de la part du client.
Il est aussi essentiel d’avoir un devis signé et daté légalement, car cela renforce la validité juridique de la demande de paiement. De plus, avant d’accepter de nouveaux projets, il convient d’attendre d’obtenir le paiement des missions précédentes.
Ces mesures sont essentielles pour prévenir les situations à l’origine d’une relance de client pour impayé.
