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Rédiger correctement un mail pour une mise en relation : exemple et guide

Mail de mise en relation
Table des matières

Le mail de mise en relation est l’un des outils les plus plébiscités par les entreprises pour gagner de précieux clients et développer des opportunités d’affaires.

De ce fait, la rédaction efficace de ce type de courrier électronique est une compétence essentielle que les acteurs de la prospection doivent maîtriser pour réussir dans leur domaine. Un mail bien conçu peut ouvrir des portes, créer des relations durables et transformer des prospects en clients fidèles.

Dans cet article, découvrez les éléments clés pour rédiger efficacement un mail de mise en relation dans le cadre de la prospection commerciale.

Qu’est-ce qu’un mail de mise en relation ?

Un mail de mise en relation est une communication électronique qui peut être utilisée autant dans un contexte B2B que B2C. Cela est souvent accompagné d’un appel à l’action (CTA) et son but principal peut-être la prise de rendez-vous ou la présentation des services de l’entreprise.

Ce type de courrier électronique vise à établir un lien initial entre les parties concernées, favorisant ainsi le développement de futures interactions commerciales ou professionnelles.

Le mail de mise en relation relève d’une stratégie d’outbound marketing, puisqu’elle implique une approche active de démarchage commercial envers des prospects qui ne sont pas encore familiers avec la marque.

Pourquoi faut-il bien rédiger le mail de mise en relation ?

Il est très important de rédiger soigneusement un mail de mise en relation car ce mail contribue à la première impression faite à un prospect.

En effet, le mail de mise en relation est souvent le point de départ d’une relation professionnelle. Une rédaction soignée montre le professionnalisme et l’attention aux détails de l’expéditeur. De plus, un mail bien rédigé capte l’attention du prospect dès le départ, l’incitant à poursuivre la lecture.

Par ailleurs, dans le contexte de la prospection en ligne B2B, un mail de mise en relation bien travaillé renforce la crédibilité de l’expéditeur. Elle montre que celui-ci prend au sérieux la relation professionnelle et est potentiellement digne de confiance.

Pour finir, le soin apporté au mail joue un rôle déterminant pour obtenir une réponse positive. Un mail bien rédigé et structuré augmente les chances d’obtenir une réponse favorable, quel que soit son objectif.

Le plus important : Préparer son mail de mise en relation

Les avantages et inconvénients de l’emailing dépendent majoritairement du soin avec lequel les mails sont préparés.

Un mail de mise en relation bien préparé offrira les nombreux bénéfices évoqués ci-dessus, tandis qu’un mail rédigé avec une préparation insuffisante présentera de nombreux désavantages à l’entreprise.

Définir son persona

La première étape cruciale dans la préparation d’un mail de mise en relation consiste à définir clairement le persona, c’est-à-dire le profil type de la personne à qui sera adressé le mail. Cette étape est très importante, car elle conditionne la pertinence du message et son efficacité.

La principale question à se poser ici est de savoir à qui il serait commercialement pertinent d’envoyer un mail de prise de contact. En effet, l’expéditeur de l’email se doit d’avoir une bonne compréhension de son public cible ou du type de prospect avec lequel il souhaite entrer en relation.

Pour plus de résultat, l’entreprise peut utiliser un modèle ou un exemple de mail de prise de contact professionnel qui aura l’impact recherché sur son prospect type.

Définir l’objectif du mail

Une fois le profil du prospect idéal connu, il est temps de définir clairement l’objectif du courrier électronique qui lui sera adressé. Il s’agit d’une étape importante, car c’est cet objectif qui guidera le contenu et la tonalité du message de mise en relation.

Comme indiqué plus tôt, le mail de mise en relation peut viser la présentation de l’expéditeur et de ses offres ou services ou la prise de rendez-vous professionnel ou encore les deux à la fois.

Une fois l’objectif clairement déterminé, il est possible de façonner le contenu du mail en conséquence. Si l’objectif ciblé est la prise de rendez-vous, il faudra s’assurer que le mail de mise en relation mette en avant les avantages d’une telle rencontre pour le destinataire.

Pour la présentation de l’entreprise et de ses services, il s’agira de démontrer dans l’email en quoi ces services sont pertinents pour le prospect.

Préparer l’accroche

La préparation de l’accroche d’un mail de mise en relation est une étape vitale puisque l’accroche doit immédiatement capter l’attention du destinataire et l’inciter à poursuivre la lecture.

Pour parvenir à ce résultat, l’accroche peut être axée sur les points de douleur du prospect, en identifiant les problèmes ou les besoins auxquels il est confronté. Une autre approche consiste à proposer des services ou des solutions qui correspondent parfaitement à ses besoins.

Une accroche efficace doit être concise, pertinente et prometteuse, donnant au destinataire une raison immédiate de s’intéresser à ce qui se dit dans la suite de l’email.

Pour trouver les meilleures phrases d’accroche pour attirer le client, il peut être nécessaire de réaliser des tests.

Préparer le contenu central

La préparation du contenu central d’un mail de mise en relation est une étape cruciale pour réussir à atteindre les objectifs préalablement définis.

Pour réussir sa préparation, il faut, dans un premier temps, apprêter des arguments concrets et susceptibles d’être prouvés à travers des statistiques, surtout lorsque l’objectif est la présentation de produits ou services.

En effet, pour convaincre le destinataire, il est essentiel de présenter des arguments solides et quantifiables. Il est donc recommandé de se servir de données, de chiffres et d’exemples concrets pour étayer ses affirmations.

Ensuite, pour renforcer la crédibilité d’une présentation, il serait pertinent de fournir des preuves que le produit ou service fonctionne.

Ces preuves peuvent inclure des témoignages de clients satisfaits, des études de cas ou des données de marché démontrant une demande élevée pour ledit produit ou service.

Il est également important de souligner ce que le prospect risque de perdre s’il n’adhère pas à la proposition qui lui est faite. L’objectif ici n’est pas de paraitre agressif ou trop insistant, mais de souligner au prospect l’opportunité qu’il pourrait laisser échapper.

Mettre en avant des Call To Action

L’intégration de Call To Action (CTA) efficaces est une étape essentielle dans la préparation d’un mail de mise en relation. Ces CTA sont des éléments clés qui encouragent le destinataire à prendre des mesures spécifiques en réponse au mail de mise en relation.

Pour cette raison, ils doivent être clairs et pertinents par rapport à l’objectif du mail, c’est-à-dire, indiquer précisément ce qu’il est souhaité que le destinataire fasse.

Il est, par ailleurs, recommandé de répartir judicieusement les CTA tout au long du mail, en veillant à ce qu’ils soient visibles sans être envahissants. Il est courant d’inclure deux à trois CTA dans un mail pour offrir différentes options d’action.

Toujours laisser ses coordonnées de manière visible

Il est essentiel de toujours laisser ses coordonnées de manière visible dans un mail de mise en relation.

Inclure son numéro de téléphone, son adresse email et éventuellement un lien vers un outil de planification comme Calendly rend la communication plus fluide et transparente. Cela simplifie pour le destinataire le processus de prise de contact, l’incitant à agir promptement.

En outre, cela témoigne du désir de l’expéditeur qu’une relation soit établie.

En résumé, comment bien préparer son mail de mise en relation ?

Pour préparer correctement son mail de mise en relation, il est nécessaire de commencer le processus par la définition d’un persona. Cela permettra à l’entreprise de trouver, pour ce persona, un modèle ou exemple de mail pour une prospection B2B réussie.

Ensuite, l’objectif du mail devra être défini. Il s’agit d’une étape indispensable puisque le contenu du mail dépendra essentiellement de son objectif.

Une fois l’objectif bien identifié, il sera temps de préparer une accroche. Cela devra être réalisé avec le plus grand soin, car selon la qualité de l’accroche, le prospect pourrait ne pas poursuivre la lecture du mail de mise en relation.

En dehors de l’accroche, le contenu de mail aussi se doit d’être bien rédigé. Selon l’objectif du mail, le contenu doit être persuasif et cela se fait généralement grâce à la présence de preuves concrètes et de statistiques.

Il est également recommandé de s’attarder, lors de sa rédaction, sur les problèmes du prospect et les solutions que l’expéditeur est en mesure de lui apporter. 

Pour finir, un mail de mise en relation bien rédigé, c’est un mail qui comporte des CTA bien préparés et qui présente les coordonnées de l’expéditeur de manière visible.

Cela dit, l’expéditeur doit, en outre, garder à l’esprit que l’association d’un mail de prise contact avec un appel téléphonique permet de créer un impact significatif, favorisant ainsi une connexion personnelle rapide et renforçant la relation professionnelle naissante.

Quelle technique coupler à l’emailing ?

Pour optimiser les résultats de l’emailing, le couplage avec le télémarketing s’avère efficace. Cette combinaison permet un suivi personnalisé après l’envoi de l’email, renforçant ainsi les chances de conversion.

Le télémarketing permet d’approfondir les discussions, de répondre aux questions et d’établir des relations plus solides avec les prospects, renforçant ainsi l’efficacité de la stratégie de marketing global.

En dehors de Gmail, quel outil utiliser pour envoyer des mails ?

LinkedIn, en tant que premier réseau professionnel mondial, offre une option d’envoi de messages électroniques.

Puisque son principal objectif réside dans la mise en relation professionnelle, LinkedIn permet d’envoyer des messages aux contacts, ce qui en fait une intéressante alternative à Gmail pour le mail de mise en relation.

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