Relance par mail : conseils et exemples

L’email est aujourd’hui un canal de communication et de prospection majeur en B2B, ce qui fait de la relance par mailing un outil puissant pour maintenir les relations commerciales.

Grâce à des messages ciblés et personnalisés, les entreprises peuvent efficacement rappeler leur offre, apporter plus d’éclaircissement aux prospects et influencer favorablement leur décision d’achat.

Découvrez dans cet article les astuces pour réussir votre relance par mailing et quelques exemples dont vous pourrez vous inspirer pour réussir vos campagnes d’emailing.

Qu’est-ce que la relance par mailing ?

La relance par mailing est une pratique de plus en plus courante en B2B qui consiste à envoyer un email à une entreprise pour l’inciter à une action après une tentative préalable.

Il s’agit d’une stratégie de communication déployée au cours de la prospection commerciale pour générer des opportunités de vente.

Pour sa mise en œuvre, les entreprises peuvent recourir à une agence de prospection commerciale performante.

En effet, si la relance par mailing est souvent réduite à l’envoi des emails de prospection B2B, il s’agit en réalité d’une démarche composée de plusieurs étapes clés que sont :

• Le ciblage pour personnaliser l’email de relance ;
• La rédaction du contenu du message en utilisant les codes appropriés selon le motif de la relance et le type d’interlocuteur ;
• L’envoi du mail de relance et la gestion de la réponse du destinataire ;
• Le suivi des emails après la relance pour évaluer la performance de la campagne, relever les erreurs et ajuster la stratégie utilisée.

Par ailleurs, il est important de noter que les entreprises doivent prendre en compte les règles de confidentialité et de consentement du prospect avant d’entreprendre toute action de relance.

La question de la fréquence d’envoi des emails doit également être étudiée pour éviter de submerger le destinataire.

Dans certaines situations, la relance par mailing peut être associée à d’autres approches comme la relance téléphonique pour maximiser les chances d’obtenir des réponses favorables.

Pourquoi la relance par mailing est-elle importante en B2B ?

La relance par mailing est devenue essentielle en B2B pour maintenir le flux de communication et s’assurer que les interactions professionnelles et commerciales évoluent de manière efficace.

En effet, elle constitue un lien permanent entre l’entreprise et son partenaire commercial, aidant la première à rappeler au second la pertinence de ses produits et services pour son activité.

En ce sens, elle constitue une solution idéale pour stimuler les ventes. Les commerciaux, grâce à cette pratique, guident les leads tout au long de leur parcours d’achat.

Ainsi, les enjeux de la relance par mailing dans le commerce B2B résident dans le fait qu’elle soutient les stratégies de prospection en aidant les commerciaux à attirer et convertir les prospects, mais aussi à fidéliser les clients.

Comment s’y prendre pour réussir ses relances par mail ?

Le point faible de toute stratégie de relance par mail est qu’elle peut facilement être perçue comme invasive et importune par les destinataires.

Dès lors, les mails n’accomplissent plus leur mission et peuvent même mettre en péril le lien entre les deux parties, ce qui rend nécessaire le recours aux techniques suivantes.

Définir le timing idéal pour ses relances

Afin de s’assurer que les mails de relance atteignent véritablement leurs destinataires de la manière prévue par l’entreprise, il est important qu’ils soient envoyés au bon moment.

De ce fait, à l’issue de la première prise de contact, le commercial doit bien juger du moment adéquat pour relancer le prospect. Il ne doit donc recourir à la relance par mailing ni trop tôt ni trop tard. De plus, il doit sélectionner une plage horaire dans laquelle l’interlocuteur est disponible.

Cela suppose que, lors de la collecte de données, le commercial recueille des informations relatives aux heures de travail de l’entreprise cible, afin d’évaluer le bon moment pour envoyer son email de relance.

En outre, il est nécessaire de ne pas dépasser cinq relances par contact et d’équilibrer le rythme des envois. Cela signifie qu’entre chaque relance, il doit s’écouler un certain nombre de jours (entre 5 et 10 jours).

Pour terminer, la définition du bon timing varie en fonction du contexte de la relance commerciale. Si lors de la conversation, le prospect ou le client demande à être relancé, il est tout à fait admis que le mail de relance soit envoyé avant la période des 5 jours recommandée.

L’entreprise doit donc faire preuve de flexibilité et toujours adapter le moment de la relance par mailing à sa stratégie en tenant compte du comportement et des réponses des interlocuteurs.

Rédiger un objet pertinent et accrocheur

Les entreprises reçoivent quotidiennement des messages provenant de plusieurs commerciaux, pour un motif ou un autre. Par conséquent, un objet pertinent et accrocheur est le meilleur moyen de se démarquer et de capter l’attention du destinataire.

À cet effet, le commercial doit personnaliser l’objet du message en utilisant le nom, le prénom, le titre ou la fonction de son interlocuteur. Il peut aussi rappeler la date ou le contexte du dernier échange, puis mentionner le motif de la relance.

Cet objet doit également être clair et concis. L’information qu’il apporte doit être directement abordée, sans détour. Il faut éviter les formules complexes et longues, mais privilégier les tournures qui peuvent susciter de l’intérêt.

Par exemple, si vous souhaitez rédiger un mail de mise en relation, vous pouvez mettre en objet : « [Nom du prospect], voici deux raisons de nous rencontrer ».

Rappeler le contexte de la précédente interaction ou de la tentative d’interaction

Une fois l’objet rédigé, il est temps de se concentrer sur le contenu du mail. Ici, la première partie du message peut être exploité pour rappeler le contexte du dernier échange ou de la prise de contact.

En rappelant le contexte du dernier échange ou de la tentative d’interaction, le commercial démontre son attention portée aux détails et sa volonté de construire une relation personnalisée et suivie.

Cela aide également à contextualiser le message actuel, montrant que la communication est continue et que les besoins du destinataire sont pris en compte de manière proactive.

Offrir de la valeur dans le message de relance

Offrir de la valeur dans le message de relance par mailing augmente les chances d’obtenir une réponse positive et prouve que votre entreprise a un réel intérêt pour ce partenariat ou cette collaboration.

En réalité, si de nombreuses organisations ont une aversion pour les mails de relance, cela est dû au fait qu’elles ne les considèrent que comme de la publicité faite par un annonceur qui ne désire qu’accroître sa clientèle et faire des profits.

Lors d’une relance par mailing, offrir de la valeur est donc une méthode astucieuse pour démontrer au prospect ou au client que votre entreprise comprend ses besoins et ses préoccupations, souhaite lui apporter une réponse adéquate, mais aussi l’aider à évoluer.

Lorsque les commerciaux prennent la peine d’apporter de la valeur ajoutée aux messages destinés à relancer les prospects et les clients, ils réduisent le sentiment d’intrusion que ces derniers pourraient ressentir. L’offre est alors perçue comme un service plutôt qu’une sollicitation.

Pour offrir de la valeur, vous pouvez proposer par exemple :

• Des ressources gratuites (guides, webinaires, ebooks) ;
• Des informations utiles (insights, études de cas pertinents, tendances de secteur) ;
• Des offres exclusives (réductions, période d’essai gratuit) ;
• Des conseils personnalisés (recommandations basées sur les besoins de la cible).

Dans le cadre d’une relance par mailing, fournir de la valeur ajoutée à travers ses canaux à son prospect ou à son client démontre l’expertise de l’entreprise dans l’industrie et renforce son autorité ainsi que sa crédibilité aux yeux de la cible.

Faire une promesse en rapport avec les préoccupations du destinataire

Faire une promesse en rapport avec les préoccupations du destinataire permet de personnaliser le message et de le rendre plus pertinent.

Ces deux éléments augmentent les chances d’obtenir une réponse positive puisque l’interlocuteur suppose que l’entreprise a pris le temps d’étudier sa situation afin de comprendre ses besoins particuliers pour lui proposer une réponse adéquate.

Ainsi, la promesse instaure et renforce la confiance et aider l’annonceur à se démarquer de la concurrence. Par ailleurs, elle constitue une motivation supplémentaire pour le prospect ou le client qui est plus enclin à donner suite à l’email de relance.

Proposer une action claire et simple à réaliser (CTA)

Le Call-To-Action (CTA) encourage le destinataire à agir ou effectuer une action donnée. Il est utilisé en général pour l’inciter à prendre rendez-vous. L’introduire dans son contenu de relance par mailing augmente les chances de réponse et optimise la prospection.

Pour cette raison, le CTA doit être clair et simple. Il faut éviter les instructions ambiguës et complexes.

Il est également recommandé d’utiliser des verbes d’action comme : « Confirmer », « Répondre », « Planifier », et bien d’autres. Vous pouvez également vous inspirer de CTA issus d’exemples de campagne de mailing efficaces.

Quelles sont les erreurs communes à éviter pour réussir sa relance par mail ?

Certaines erreurs fréquentes peuvent entraver l’efficacité d’une relance par mailing.

Ne pas faire attention aux fautes dans ses mails de relance

Envoyer un mail de relance comportant des fautes d’orthographe, de syntaxe ou de grammaire ne donne pas une bonne image de l’entreprise. Ces fautes nuisent à sa crédibilité et donnent une impression de manque de professionnalisme et de négligence.

Par ailleurs, laisser des coquilles dans les mails impacte la compréhension du contenu et peut induire une interprétation erronée de l’offre ou de ses bénéfices pour le prospect. Une telle situation peut réduire les chances de convertir le lead en client.

Sous-estimer l’importance du CTA

Le CTA étant la formule qui permet au commercial de proposer un rendez-vous par mail, ou d’effectuer toute autre action destinée à faire passer l’interlocuteur à une autre étape du processus, elle joue un rôle très important.

Sous-estimer son importance est une erreur majeure dans la rédaction d’un email professionnel.

En effet, le CTA constitue le point culminant du message en guidant clairement le destinataire vers une action concrète.

Un CTA bien formulé doit être direct, spécifique et incitatif, et offrir au destinataire une raison claire et convaincante de répondre positivement.

Ne pas suivre les résultats des relances

Ne pas suivre les résultats des campagnes de relance par mailing est préjudiciable pour l’entreprise. En effet, ce suivi permet de relever de nombreuses données telles que les points forts de la démarche ainsi que les actions les moins impactantes.

Par conséquent, ignorer l’étape de suivi dans le cadre d’une relance par mailing conduit l’entreprise à répéter les mêmes erreurs et à entraver l’amélioration de ses résultats.

Ne pas exploiter les feedbacks pour améliorer ses relances

Durant le processus de relance par mailing, exploiter les feedbacks des clients permet de mieux personnaliser ses mails de relance. En effet, identifier auprès des destinataires les préférences ou encore les besoins spécifiques est indispensable pour rendre les messages plus pertinents.

Par ailleurs, les feedbacks sont importants pour améliorer la concision, la clarté et la valeur ajoutée des mails de relance lors d’une campagne d’emailing.

Quelques exemples d’emails de relance efficaces en B2B

Voici quelques exemples de mail de prospection client à rédiger dans le cadre d’une relance par mailing.

Relance par mailing : l’email de relance après une première prise de contact sans réponse

Objet : Organisons un rendez-vous pour trouver une solution à votre [préoccupation du prospect]

Bonjour [Prénom/Nom du destinataire],

Je suis [nom du commercial] [poste] au sein de [entreprise]. Je me permets de vous recontacter suite au mail envoyé le [date de prise de contact] portant sur [objet du mail de prise de contact]. J’espère que vous allez bien.

Je n’ai malheureusement pas encore eu le plaisir de recevoir une réponse de votre part suite à ma tentative de prise de contact. Je viens donc par la présente renouveler mon invitation à un échange autour de votre [préoccupation du prospect].

Pour vous démontrer que nous comprenons vos besoins et vos préoccupations, j’aimerais vous offrir [un guide/un ebook/une étude de cas] qui pourrait vous aider à [bénéfice spécifique pour le prospect]. Vous pouvez le consulter ici : [lien vers la ressource].

Serait-il possible de convenir d’un rendez-vous par [préciser le canal du rendez-vous] cette semaine pour trouver une solution adéquate à votre préoccupation ? Je suis flexible concernant les horaires et je peux m’adapter à votre emploi du temps.

Réservez votre créneau en cliquant sur ce [lien].

En attente de votre retour, je vous remercie pour votre considération.

Cordialement

[Votre Nom]

[Votre Poste]

[Votre Entreprise]

[Vos coordonnées]

Relance par mailing : l’email de relance à la suite d’un webinaire

Objet : Ne manquez pas le replay de notre webinaire sur [sujet du webinaire] !

Bonjour [Nom/Prénom du prospect/Titre du destinataire],

J’espère que vous allez bien.

Je vous remercie encore pour votre participation à notre récent webinaire sur [sujet du webinaire], qui a eu lieu le [date du webinaire]. Nous y avons exploré en détail [résumé bref des points principaux ou sujets clés discutés].

Pour revivre ou découvrir cet événement enrichissant, vous pouvez accéder au replay en suivant ce lien : [lien du replay].

En outre, j’aimerais beaucoup connaître votre avis sur le webinaire et savoir si l’offre présentée vous a convaincu. Si ce n’est pas le cas, je suis disponible pour répondre à toute question que vous pourriez avoir ou pour approfondir certains points.

N’hésitez pas à me contacter directement via ce [lien de contact] pour discuter de la manière dont notre offre peut bénéficier à votre entreprise.

Dans l’attente de votre retour,

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre poste]

[Nom de votre entreprise]

[Vos coordonnées]

Relance par mailing : l’email de relance d’un client inactif

Objet : [Nom/prénom du Client], Maximisez votre potentiel avec nos nouvelles stratégies

Bonjour [Nom/prénom du Client],

J’espère que vous allez bien.

Depuis notre dernier échange, j’ai remarqué que votre entreprise a récemment lancé de nouveaux projets, notamment [spécifier la nouveauté observée au niveau du client].

Notre équipe a travaillé activement sur des stratégies innovantes pour aider votre entreprise à atteindre des résultats exceptionnels. Nous avons identifié plusieurs opportunités spécifiques qui pourraient parfaitement répondre à vos nouveaux objectifs.

Pour vous accompagner dans l’exploitation de ces opportunités, nous avons développé [mentionner la valeur spécifique que vous offrez].

Pouvons-nous planifier un rendez-vous la semaine prochaine pour discuter plus en détail de ces opportunités ?

Dans l’attente de notre prochain échange, je vous remercie pour votre considération.

Cordialement,

[Votre Nom]

[Votre Poste]

[Vos Coordonnées]

Que retenir sur la relance par mailling en prospection B2B ?

En somme, la relance par mailing est une pratique populaire en prospection B2B qui permet aux entreprises de maintenir le contact avec les prospects, de les convertir et de les fidéliser.

Grâce à cette démarche, les commerciaux sont également en mesure d’évaluer l’efficacité des leurs efforts afin d’ajuster les emails de relance dans le but d’optimiser leurs prochaines actions. Cependant, pour offrir tous ces avantages, la relance par mailing doit être bien menée.

Pour cela, il est indispensable de bien choisir son timing, de composer un message clair, précis et personnalisé, et surtout d’éviter certaines erreurs fréquentes pour réussir sa relance par mailing.

Quelle approche associée à la relance par mail pour optimiser ses résultats ?

Il est recommandé d’associer la relance par mailing à une approche telle que le télémarketing. Cette approche a montré ses preuves en tant que solution de choix pour se connecter de manière plus personnelle avec les prospects.

Il est conseillé de confier cette démarche de télémarketing à des professionnels tels que les business developers de Acceor. Ces derniers possèdent l’expérience et le savoir-faire requis pour mener à bien les activités de prospection téléphonique.

À qui est-il possible d’adresser des mails de relance ?

Les mails de relance sont destinés aux prospects à divers niveaux du processus de vente. Les commerciaux peuvent donc les relancer après la première prise de contact ou après un événement. Ils peuvent aussi relancer des leads qualifiés à la suite de la présentation d’une offre.

Par ailleurs, la relance par mailing peut aussi être appliquée aux clients inactifs afin de les intéresser à nouveau aux offres de l’entreprise, en particulier aux nouvelles propositions de produits ou de services.