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Proposer un rendez-vous professionnel par mail : boostez votre prospection

Proposer un rendez vous professionnel par mail
Table des matières

Proposer un rendez-vous professionnel par mail peut être une technique de prospection efficace si vous suivez certaines étapes. En effet, une bonne technique de prospection garantit généralement une facilité dans la prise de contact et un bon retour sur investissement.

La prospection par mail nécessite l’utilisation d’un support de communication et un processus de prise de contact bien défini. Faisant référence à l’emailing en marketing, elle permet de proposer des rendez-vous professionnels à votre cible.

Si vous comptez proposer un rendez-vous professionnel par mail à vos prospects, cet article vous montre les démarches à suivre pour y arriver.

Pourquoi proposer un rendez-vous professionnel par mail ?

Proposer un rendez-vous professionnel par mail facilite la prise de contact et est efficace pour plusieurs raisons.

D’abord, il y a son accessibilité et la facilité de sa prise en main. Ceci rassure sur le fait que le destinataire va recevoir le mail envoyé, a la capacité d’ouvrir le mail envoyé, peut y répondre et accepter la demande de rendez-vous professionnel.

Ensuite, le mail est très apprécié pour sa rapidité dans la transmission des messages. Il permet de faire parvenir votre demande de rendez-vous en quelques secondes. Il est même possible de proposer un rendez-vous professionnel par mail à des centaines de personnes à la fois.

Si un destinataire est intéressé par vos offres, vous avez vraiment la possibilité d’obtenir son accord pour un éventuel rendez-vous. Il existe même des exemples de mail de prospection de client b2b que vous pouvez utiliser pour convertir facilement le prospect.

La prospection par mail permet l’utilisation d’outils performants et démocratisés pour aider à rapidement tout préparer en ligne. Il y a par exemple Google Calendar qui permet d’envoyer facilement des invitations et des rappels pour un rendez-vous professionnel.

De plus, il est possible d’analyser les résultats de votre campagne d’emailing à travers plusieurs variables. Le nombre de mails ouverts et le nombre de réponses sont de bons exemples. L’analyse des résultats permettra de réajuster éventuellement votre stratégie lors de l’envoi d’un autre mail pour demander un rendez-vous professionnel.

Quelques étapes à respecter avant de proposer un rendez-vous professionnel par mail

Proposer un rendez-vous professionnel par mail nécessite le respect de certaines consignes. Elles assurent généralement des retours positifs et un bon suivi des actions des destinataires. Voici ce qu’il faut faire suivant ces consignes.

Sélectionner les prospects ou les leads

Bien choisir les bons prospects ou leads permet de s’adresser aux personnes susceptibles d’adhérer à vos produits et services au bon moment, afin d’avoir des retours positifs de vos mails.

Cette tâche permet aussi de mieux connaître vos prospects et leads. Ainsi, il devient plus facile de les sélectionner, de les contacter et de les mettre en confiance. Autrement dit, vous avez une meilleure connaissance du prospect à qui vous voulez proposer un rendez-vous professionnel par mail.

Mais, savez-vous comment identifier vos cibles B2B ?  Pour y arriver, il faudra identifier leurs besoins et certaines informations élémentaires qui les caractérisent. Il s’agit entre autres :

  • Du secteur d’activité ;
  • De la zone géographique ;
  • Du chiffre d’affaires ;
  • De l’accessibilité ;
  • Du produit ou service concerné, etc.

Cette identification conduit à une classification et à un tri des prospects et leads selon les informations disponibles sur chacun d’eux. Elle permet de sélectionner ceux qui sont les plus qualifiés afin de leur proposer un rendez-vous professionnel par mail.

Par la suite, il faut faire un tri selon leur étape dans l’entonnoir de prospection avant de proposer le rendez-vous professionnel par mail. Ce tri sert à décider du type de message idéal à envoyer pour négocier un rendez-vous professionnel. Il peut s’agir d’un message :

  • De prise de contact ;
  • De relance ;
  • De mise en confiance d’un lead qualifié.

Personnaliser le message

La personnalisation du message est obligatoire si vous voulez proposer un rendez-vous professionnel par mail. Il ne s’agit pas d’une publicité. Prospecter par mail ne revient pas à transmettre des messages comme ceux d’un call center.

Si vous vous demandez qu’est-ce que c’est un call center, retenez que c’est un centre d’appel qui transmet des messages moins efficaces et qui ont moins d’impact par téléphone à vos prospects.

Tous les prospects ne sont pas identiques. Ceci se remarque d’ailleurs lors de leur sélection. Il est donc impératif d’adapter le mail pour demander un rendez-vous professionnel à chaque destinataire. En plus, la personnalisation de certains éléments du mail incitera davantage à son ouverture et à une réponse favorable si vous proposez un rendez-vous professionnel par mail.

En effet, en personnalisant l’objet, les termes utilisés ou en faisant une proposition plus adaptée aux besoins et préférences du destinataire, vous aurez plus de chances de réponses.

Pour réussir cette personnalisation, il faut, une fois encore, bien connaître le destinataire et prendre en compte son étape dans l’entonnoir de prospection. Ensuite, il faut lui envoyer un message compréhensible et qui convient à son statut.

Dans un premier message de prise de contact, vous pouvez par exemple présenter votre entreprise si le destinataire n’est pas un lead. Vous pouvez aussi indiquer les raisons de votre prise de contact avant de proposer un rendez-vous professionnel par mail.

Si le contact est déjà établi, il est conseillé d’aborder des sujets précis selon vos stratégies de prospection et les centres d’intérêt de chaque cible. Pour élaborer une bonne stratégie, vous pouvez vous inspirer de ces 5 conseils pour préparer un plan d’action commercial efficace.

Il ne faut pas oublier de prendre en compte les détails de l’organisation du rendez-vous lors de la rédaction du message. Il y a par exemple la date, l’heure et le lieu. Il est aussi possible d’indiquer la durée du rendez-vous si celle-ci est estimable et n’entrave en rien la réussite de la prospection.

Dès retour de votre prospect ou lead : répondez-lui

Répondre rapidement à un prospect donne une image sérieuse et professionnelle de votre entreprise. En plus, chaque prospect ou lead peut se sentir considéré après avoir reçu rapidement une réponse.

Répondre rapidement met aussi les prospects en confiance par rapport à la disponibilité de l’entreprise pour satisfaire leurs besoins. Il faut y veiller si votre objectif est de proposer un rendez-vous professionnel par mail.

Généralement, il est conseillé de répondre dans un délai de 10 à 15 minutes après la réponse d’un prospect. Après un long moment d’attente, votre interlocuteur peut vaquer à d’autres occupations, et même oublier de lire une réponse envoyée plus tard.

Il peut aussi être tenté de se désister du rendez-vous. Répondre le plus rapidement possible représente donc une occasion pour capter son attention et le convaincre pour conclure un rendez-vous professionnel.

Par ailleurs, n’oubliez pas d’envoyer les messages de remerciements en guise de réponse, surtout si le rendez-vous est convenu. Dans la plupart des cas, il est recommandé d’envoyer également une invitation pour le jour J. Rappelez aussi la date du rendez-vous à vos prospects.

La recommandation d’Acceor !

L’emailing propose des avantages non négligeables aux entreprises qui désirent proposer un rendez-vous professionnel par mail. Cependant, elle n’offre les meilleurs résultats que lorsqu’elle est couplée avec une stratégie de télémarketing pour prospecter de nouveaux clients.

Il s’agit d’un ensemble d’actions marketing qui aide à convaincre vos cibles via un appel téléphonique. Ses apports peuvent aider à obtenir facilement un rendez-vous selon vos objectifs. Le télémarketing permet de mieux garder la proximité avec son interlocuteur et d’obtenir des réponses plus vite.

Le contact par mail est une stratégie qui porte ses fruits. Néanmoins, il est important de miser aussi sur le contact humain.

Sans un télémarketing efficace, vous aurez du mal à convaincre vos prospects en envoyant simplement un mail pour demander un rendez-vous professionnel. 

C’est justement pour cette raison que l’entreprise Acceor est l’agence qu’il vous faut pour vous accompagner dans l’élaboration de votre stratégie. Nos business developers peuvent contacter vos prospects pour vous après l’envoi d’un mail afin de décrocher des rendez-vous professionnels.

FAQ

Quels sont les autres outils de prospection à connaître ?

Vous pouvez utiliser d’autres outils de prospection si vous ne voulez pas proposer un rendez-vous professionnel par mail. Il y a les réseaux sociaux qui permettent de prospecter auprès d’une audience plus large ou ciblée. Cet article sur les 7 techniques de prospection commerciale b2b peut vous aider.

Retenez toutefois que la meilleure manière d’obtenir du résultat au final, c’est de pouvoir échanger directement avec le client. Alors, peu importe l’outil de prospection que vous utilisez, décrochez votre téléphone et contactez le prospect. Le télémarketing reste la technique la plus efficace.

Combien coûte une prospection d’emailing ?

Le coût d’une prospection d’emailing dépend habituellement du nombre de mails que vous voulez envoyer et du temps alloué à la campagne. Vous ferez donc vos choix en fonction de vos objectifs afin de vous assurer un ROI (Retour sur Investissement) intéressant.

N’oubliez toutefois pas d’accompagner toute campagne de prospection d’emailing par une campagne de télémarketing. Ne laissez pas vos prospects s’endormir. Après avoir fini de proposer un rendez-vous professionnel par mail, laissez Acceor contacter le prospect par téléphone pour booster votre prospection et décrocher le rendez-vous pour vous.

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