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7 conseils pour mettre en place un dossier de prospection

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Table des matières

Le dossier de prospection occupe une place importante dans le succès d’une campagne de prospection. Pour agrandir son portefeuille de clients et de partenaires potentiels, l’entreprise doit se munir de cet outil essentiel. 

Quelles sont les actions clés à entreprendre pour mettre en place un dossier intéressant ? Pour répondre à cette question, Acceor vous propose un processus en 7 étapes essentielles. Découvrez ici comment faire un dossier de prospection. 

Qu’est-ce qu’un dossier de prospection ?

Un dossier de prospection est un ensemble organisé de documents et d’informations relatifs à une campagne de prospection commerciale. Cet outil joue un rôle précieux dans le processus de vente, car il fournit aux équipes commerciales des données précieuses sur les prospects ciblés, les produits ou services offerts, les stratégies de contact et les objectifs commerciaux. 

En règle générale, le dossier de prospection comprend une liste de prospects potentiels avec leurs coordonnées, des fiches de présentation détaillées des produits ou services proposés, des devis personnalisés, des brochures et des supports promotionnels. 

Bien conçu, le dossier de prospection permet aux équipes commerciales de mieux comprendre leur public cible, d’identifier les besoins spécifiques de chaque prospect et d’adapter leur approche en conséquence. Cela favorise une communication plus pertinente et ciblée, permettant ainsi à l’entreprise d’agrandir son portefeuille client et d’accroître son CA. 

Toutefois, il faut pouvoir préparer son dossier de prospection de manière convenable pour profiter des multiples avantages et améliorer sa prospection commerciale. 

Les 7 étapes pour préparer votre dossier de prospection

Le dossier de prospection revêt une importance capitale en prospection commerciale. Sa mise en place suit un processus complexe modulable en 7 étapes clés. Vous voulez préparer votre dossier de prospection ? Les étapes ci-dessous permettent de maximiser ses chances de réussir sa prospection commerciale

1 – Faire une étude de marché

Faire une étude de marché est la première étape pour créer votre dossier de prospection. Cette étude vise à recueillir des informations essentielles sur le marché cible, les besoins des clients potentiels, les tendances du secteur, ainsi que sur la concurrence. 

Cette étape consistera entre autres à : 

  • Déterminer le segment de marché spécifique que vous souhaitez cibler (selon des critères démographiques, géographiques, etc.) ; 
  • Évaluer la demande pour vos produits ou services dans le marché cible et identifier les besoins non satisfaits ainsi que les opportunités émergentes ; 
  • Analyser les concurrents en étudiant leurs positionnements, leurs forces et leurs faiblesses, ainsi que les opportunités qu’ils exploitent ; 
  • Effectuer des recherches qualitatives (entretiens, groupes de discussion) et quantitatives (enquêtes, données statistiques) sur le marché ; 
  • Identifier les tendances émergentes dans le secteur qui pourraient influencer les comportements d’achat des consommateurs ; 
  • Réaliser une analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) pour évaluer la position de votre entreprise par rapport au marché. 

En réalisant une étude de marché approfondie, vous obtiendrez des informations cruciales pour votre dossier de prospection. Cela vous permettra de mettre en place une approche plus ciblée et efficace pour attirer de nouveaux clients ou partenaires potentiels. 

2 – Établir des objectifs de campagne concrets et atteignables

Après l’étude de marché, la deuxième étape pour créer un bon dossier de prospection est d’établir des objectifs précis. Ceux-ci doivent être clairement définis en utilisant la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis). 

Il est important de quantifier les résultats attendus et de fixer des délais réalistes pour les atteindre. Pour cela, il est primordial de planifier le budget et les ressources disponibles afin de s’assurer que les objectifs sont réalisables. 

De même, il est essentiel de développer des métriques de suivi pour évaluer la progression de la campagne. Cela permettra à la fin de faire un compte rendu de la prospection commerciale et de mesurer son succès. 

3 – Créer une base de données de prospects

La troisième étape cruciale pour créer un dossier de prospection consiste à construire la base de données de prospects de votre entreprise. Cette base fournit à vos commerciaux toutes les informations pertinentes sur les prospects sélectionnés telles que leurs noms, leurs titres, leurs secteurs d’activités, etc. 

Pour passer cette étape, cela peut être tentant d’acheter des bases de données existantes, cependant pour réussir sa prospection commerciale BtoB, il est préférable de constituer sa propre base en interne. Une telle base peut être réalisée en combinant des données externes, les informations de votre CRM existant et des outils de capture d’informations. 

Les webinaires et les événements professionnels, qu’ils soient organisés par votre entreprise ou non, sont des moyens efficaces pour collecter des données. Cela dit, le meilleur outil reste LinkedIn, qui offre un accès quasi illimité à une vaste communauté de professionnels, ce qui en fait un atout riche en opportunités de développement commercial. 

En utilisant ce puissant outil de manière stratégique, vous pouvez identifier, cibler et interagir avec des prospects qualifiés, ce qui renforcera l’efficacité de votre prospection et vous rapprochera de vos objectifs commerciaux. 

4 – Établir son discours commercial

Une fois que vous avez recueilli suffisamment d’informations sur vos cibles, la prochaine étape pour préparer votre dossier de prospection consiste à rédiger un discours commercial captivant. 

Pour établir un discours commercial efficace et préparer les appels à venir, il est essentiel de préparer deux fiches : une avec les arguments et une avec les contre-arguments. Cette approche permet de s’assurer que les commerciaux sont bien préparés et réactifs lors des interactions avec les prospects. 

Sur la première fiche, les arguments clés doivent être répertoriés de manière concise et précise. Ceux-ci doivent mettre en évidence les avantages et les bénéfices de votre offre, ainsi que la valeur ajoutée pour le prospect. 

La seconde fiche quant à elle doit contenir les contre-arguments pour les objections courantes. Cela permet aux commerciaux de prévoir les préoccupations potentielles des prospects et de préparer des réponses persuasives pour les surmonter. 

En combinant ces deux feuilles de route, vos équipes auront une vision globale de leur discours commercial, ce qui leur permettra d’être plus confiants et réactifs lors des appels. Cela favorise une prospection plus efficace, et permet de répondre de manière pertinente aux besoins et aux préoccupations des prospects. 

5 – Lancer sa campagne via le télémarketing

La cinquième étape pour préparer votre dossier de prospection consiste à mettre en place une campagne de prospection commerciale BtoB efficace. À cet effet, il existe une multitude de canaux (e-mailing, webinars, LinkedIn, etc.) pour réussir sa prospection commerciale. Toutefois, le télémarketing est le choix le plus judicieux, le plus efficace et le plus pertinent. 

Opter pour cette approche dans le cadre de votre campagne vous permet d’acquérir plus rapidement et efficacement des leads qualifiés et de les convertir plus aisément en clients fidèles. 

Cependant, pour atteindre ce niveau de réussite, vous devez faire preuve d’organisation, de discipline et maîtriser l’art de la prospection téléphonique. Si vous manquez de ressources ou d’expertise en interne, externaliser votre prospection téléphonique peut être la meilleure solution. 

En déléguant cette tâche à une agence de prospection commerciale B2B comme Acceor, vous bénéficiez de l’expertise de nos business developers, de véritables experts du télémarketing. Ces derniers mettront leur savoir faire à votre service pour garantir une prospection téléphonique performante et augmenter vos taux de conversion. 

6 – Préparer la présentation de l’entreprise

Une campagne de prospection vise à susciter l’intérêt des prospects. C’est donc généralement le moment où bon nombre parmi eux seront prêts à convenir d’un rendez-vous B2B. Pour l’entreprise, ce sera l’occasion de se présenter de manière claire et minutieuse. C’est en cela que consiste cette sixième étape de création de votre dossier de prospection. 

À cet effet, il est essentiel de prévoir un script court et percutant. Celui-ci doit être concis, persuasif et surtout adapté aux besoins du prospect. Vous pouvez y inclure une démonstration de votre solution par le biais de documents de présentation ou d’une vidéo explicative. 

Pour présenter l’entreprise et impressionner votre cible, il n’y pas de sésame magique. Le secret est de s’entraîner souvent avec ses collègues pour avoir une parfaite maîtrise du discours. Toutefois, pour optimiser votre temps et obtenir les meilleurs résultats, vous devriez envisager de demander un accompagnement auprès d’Acceor. 

Véritables experts du télémarketing, nos business developers sauront présenter votre entreprise de manière pertinente et convaincante. En nous confiant cette tâche, vous vous garantissez une présentation bien préparée qui met en valeur les atouts de votre entreprise et suscite l’intérêt des prospects. 

7 – Relancer les clients après le 1ᵉʳ rendez-vous  

Certes, prospecter les clients potentiels est important pour décrocher un rendez-vous B2B. Mais tout ne s’arrête pas là pour autant. Même après une rencontre avec ces derniers, il est primordial de les relancer dans un court délai pour ne pas se faire oublier. Il s’agit de la dernière étape du processus pour créer votre dossier de prospection. 

Idéalement, la relance peut avoir lieu moins de 24h après le rendez-vous. Par exemple, si le rendez-vous a lieu le matin, il est approprié de faire une relance dans l’après-midi ou le lendemain. Cette manière de procéder permet d’éviter que vos efforts de prospection soient vains et sert à déclencher l’acte d’achat ou simplement à consolider la relation client. 

Plus vous attendrez, plus vous courez le risque de perdre votre prospect. Veillez à relancer vos prospects au plus tard le lendemain de leur premier rendez-vous pour avoir leur avis à chaud. 

Un bon plan de prospection, ça se travaille !

L’élaboration d’un bon plan de prospection est une tâche fastidieuse qui requiert une préparation minutieuse et une approche stratégique. C’est un challenge qui n’est pas gagné d’avance. Le meilleur moyen de le relever est donc de recourir aux services d’un expert comme Acceor. 

À Acceor, nous comprenons l’importance de prospecter de nouveaux clients. Nous intervenons à tous les niveaux du processus, depuis la définition du ciblage à la prise de rendez-vous ciblée en passant par l’argumentaire. 

Nos équipes de business developers comprennent bien qu’est-ce que la prospection commerciale et sont en mesure de vous accompagner dans la qualification et la prise de contact, le phoning et les relances, le mailing, ainsi que les confirmations de rendez-vous. Ils peuvent aussi vous aider à l’utilisation d’outils de Sales Automation ou de growth hacking. 

En outre, vous pouvez nous confier l’organisation et le suivi d’événements comme les webinars, ou encore la réalisation d’enquêtes, de questionnaires et d’études de marché, exclusivement dans un contexte B2B. Nos démarches peuvent être exploitées individuellement ou combinées, en fonction de vos besoins, pour maximiser les résultats de votre campagne. 

À retenir sur les 7 étapes indispensables pour créer son dossier de prospection

Comme vous l’avez certainement compris à travers notre guide, créer son dossier de prospection demande de l’organisation, de la recherche, de la stratégie et la maîtrise de certains outils. Le processus est complexe, mais nous avons pu le contenir en 7 étapes principales : 

  • Créer une base de données de prospects ; 
  • Établir son discours commercial ; 
  • Lancer sa campagne via le télémarketing ; 
  • Préparer la présentation de l’entreprise ; 
  • Relancer les clients après le 1er rendez-vous. 

En suivant chacune de ces étapes, vous parviendrez à créer un dossier de prospection percutant et à maximiser vos chances de convertir vos prospects en clients fidèles. 

Comment générer des prospects B2B ? 

Entre télémarketing, e-mailing, webinars, newsletters, LinkedIn, etc., il existe plusieurs canaux de prospection que vous pouvez exploiter pour générer des prospects B2B de manière efficace. Toutefois, de tous, le téléphone s’impose comme étant le plus performant. Il permet d’établir un contact direct avec les prospects et de construire une relation privilégiée. 

Grâce à ce canal, votre entreprise pourra obtenir un feedback instantané, distinguer les prospects intéressés de ceux qui ne le sont pas et gagner un temps précieux. Cependant, pour décrocher rapidement et efficacement des rendez-vous grâce au télémarketing, l’idéal est de collaborer avec une agence experte en téléprospection comme Acceor. 

Quels KPI utiliser pour sa campagne de prospection B2B ?

Pour mesurer l’efficacité de sa campagne de prospection B2B, il est recommandé d’utiliser des outils de mesure plus connus sous le nom de KPI ou d’indicateurs de performance. Il existe une multitude de ces outils, cela dit, parmi les plus utilisés, on distingue les suivants : 

  • Coût par lead acquis ; 
  • Chiffre d’affaires généré ; 
  • Nombre de leads générés ; 
  • Taux de réponse aux sollicitations ; 
  • Taux de conversion des leads en clients ; 
  • Taux de prise de rendez-vous avec les prospects. 

Ces KPI vous permettront d’évaluer la performance de votre campagne, d’optimiser votre dossier de prospection et de prendre des décisions stratégiques basées sur des données concrètes pour atteindre vos objectifs commerciaux. 

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