Le tableau de prospection est un outil essentiel pour le pilotage des activités de prospection commerciales en B2B. Il permet de consigner les données des prospects, ainsi que les échanges et actions commerciales réalisés avec ces derniers.
L’objectif principal de ce tableau est de permettre le suivi des opérations de prospection afin d’observer leur progression, de déterminer les prospects à fort potentiel et, surtout, d’améliorer la productivité des équipes de même que l’efficacité des efforts de vente.
Cependant, la création de cet outil doit suivre des étapes bien définies pour qu’il tienne ses promesses et participe réellement à l’organisation commerciale. Découvrez ici le processus de construction d’un tableau de prospection commerciale.
1. Identifier ses objectifs de prospection
En B2B, le tableau de prospection est utilisé pour organiser les efforts de prospection et suivre l’atteinte des objectifs fixés. Pour bien le construire, il est donc essentiel de commencer par la définition de ces derniers.
Les principaux objectifs généralement définis par les entreprises dans le cadre de la prospection commerciale B2B sont l’acquisition de nouveaux leads, la formation d’une base de clients fidèles et l’augmentation du chiffre d’affaires.
Pour définir des objectifs plus spécifiques, il est recommandé d’adopter la méthode SMART. Cette méthode consiste à s’assurer que les objectifs soient :
- Spécifiques : Ils doivent être clairs et précis. Par exemple, « augmenter le nombre de leads qualifiés » plutôt que « améliorer la prospection » ;
- Mesurables : Il doit être possible de quantifier les objectifs pour suivre les progrès. Par exemple, « générer 50 nouveaux leads par mois » ;
- Atteignables : Les objectifs doivent être réalistes et réalisables compte tenu des ressources et des contraintes existantes. Par exemple, fixer un objectif réalisable en fonction de la taille de l’équipe de prospection et des outils disponibles ;
- Pertinents : Les objectifs doivent être alignés avec les priorités et les stratégies globales de l’entreprise. Par exemple, viser des leads dans un secteur spécifique qui est stratégique pour l’entreprise ;
- Temporellement définis : Les objectifs doivent avoir une échéance claire pour créer un sentiment d’urgence et de priorité. Par exemple, « faire croitre les ventes de 15 % au cours du prochain trimestre ».
En adoptant la méthode SMART, les entreprises peuvent s’assurer que leurs objectifs de prospection définis dans le cadre de la construction du tableau de suivi de prospection sont bien structurés, ce qui facilite le suivi et l’évaluation des résultats.
2. Segmenter son audience cible
Une fois les objectifs identifiés, les commerciaux doivent catégoriser les contacts qui feront l’objet du suivi. Cette segmentation permet d’établir un plan d’action pertinent en fonction du statut de chaque prospect.
Sa réalisation implique la création de quatre grandes catégories que sont :
- Les prospects froids : Ce sont des entreprises récemment identifiées comme ayant le bon profil pour devenir des clients. Elles se trouvent encore au début du processus de conversion et des efforts sont nécessaires pour susciter leur intérêt ;
- Les prospects tièdes : Ces entreprises ont manifesté un intérêt pour les produits ou services proposés, mais elles ne sont pas encore convaincues de leur nécessité. Les commerciaux doivent donc déployer des efforts supplémentaires pour les convertir en prospects chauds ;
- Les prospects chauds : Ces entreprises sont non seulement intéressées par l’offre, mais elles sont également qualifiées et prêtes à être converties en clients. Quelques actions ciblées suffiront à les transformer en clients ;
- Les clients : Cette catégorie regroupe les entreprises qui ont été converties avec succès. Elles ont passé une commande, signé un contrat de prestation ou réalisé toute autre action confirmant l’établissement d’un lien commercial.
En segmentant les prospects de cette manière, les commerciaux peuvent adapter leurs stratégies et efforts en fonction du niveau d’intérêt et de l’état de chaque prospect dans le processus de conversion.
Il est, en outre à noter que vous pouvez solliciter de l’accompagnement dans la qualification de vos fichiers auprès d’un prestataire qualifié pour vous aider au cours de cette étape de segmentation.
3. Identifier les informations à suivre
Le tableau de prospection est un outil de gestion des prospects qui offre une vision claire et détaillée de leur progression dans le processus d’achat. Pour une efficacité optimale, il doit contenir uniquement des données pertinentes.
Il est donc conseillé aux équipes commerciales de créer une base de données filtrée à intégrer dans leur tableau. Pour cela, elles doivent identifier les informations clés à insérer, telles que les :
- Les informations de contact : Il s’agit des données essentielles comme le nom de l’entreprise cible, son adresse, son secteur d’activité, sa taille, son chiffre d’affaires, ainsi que les coordonnées, le nom et le poste de la personne chargée de gérer les questions commerciales ;
- Les sources : Pour effectuer un suivi efficace des leads et prospects, il est impératif de déterminer leur origine. Le tableau de prospection doit inclure les différentes sources utilisées, telles que les fichiers de prospection, les réseaux sociaux, les événements professionnels ;
- L’historique des échanges : La base de données doit inclure les dates des échanges avec chaque lead, ainsi que les retours obtenus. L’historique doit également mentionner les opérations commerciales menées (premier contact, relance, rendez-vous, etc.) et celles à venir (relance par mail ou par téléphone, envoi de devis ou de contrat de prestation, etc.) ;
- Les objections : Suivre les différentes objections émises par les prospects peut s’avérer pertinent. Cette démarche permet aux commerciaux de surveiller les changements dans le discours des leads et de prévoir leurs prochaines actions.
Il peut également être utile de prévoir une zone de commentaires pour inscrire certaines précisions qui n’ont pas directement leur place dans les lignes et colonnes du tableau, mais qui constituent des informations essentielles pour mieux atteindre les objectifs.
4. Sélectionner les indicateurs de performance clés (KPIs) à observer
La sélection des indicateurs de performance à observer est une étape clé pour réussir le suivi à travers le tableau de prospection.
Ces données permettent à l’organisation commerciale de disposer de critères fiables pour analyser et observer la progression des prospects. Quelques indicateurs importants à considérer sont :
- Le taux de conversion : Cet indicateur mesure l’efficacité de la stratégie de prospection et les performances des commerciaux. De manière globale, il indique le nombre de clients gagnés par rapport au nombre de prospects approchés ;
- Le coût par client : Cet indicateur permet d’évaluer l’efficacité des actions commerciales. Pour le calculer, il suffit de diviser le coût total de la prospection par le nombre de clients acquis ;
- Le taux de fidélisation : Également appelé taux de rétention, il mesure le pourcentage de clients qui continuent à collaborer avec l’entreprise sur une période donnée.
Pour mieux choisir les KPIs les plus pertinents en fonction de sa stratégie, il peut être judicieux de solliciter l’expertise d’une agence de prospection commerciale compétente en B2B.
5. Sélectionner l’outil à utiliser
Pour construire le tableau de prospection, il est également nécessaire de bien choisir l’outil à utiliser. Bien qu’Excel soit souvent le logiciel par défaut, de nombreuses organisations préfèrent des outils plus avancés pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Le tableur Excel
La plupart des entreprises utilisent Excel pour réaliser leur tableau de prospection. Ses fonctions et ses options d’organisation et de personnalisation en font un choix populaire, surtout pour les débutants.
Excel permet de créer des tableaux facilement interprétables, ce qui en fait un outil accessible et pratique.
Cependant, l’outil montre rapidement ses limites lorsqu’il s’agit de gérer un volume toujours plus croissant de contacts au fur et à mesure que l’organisation commerciale réussit à développer sa clientèle.
Ses inconvénients incluent, en outre, le manque d’automatisation et les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle.
Les logiciels CRM
Pour pallier les insuffisances du logiciel Excel, de plus en plus d’entreprises se tournent vers les CRM de prospection commerciale.
Grâce à ce type d’outils aux fonctionnalités avancées, elles sont capables :
- De gérer un volume important de contacts : Les CRM sont conçus pour gérer et organiser un grand nombre de contacts, ce qui facilite le suivi des interactions et l’analyse des données ;
- De collaborer en équipe : Ces outils permettent aux membres de l’équipe de collaborer en temps réel, partageant des informations et des mises à jour instantanément, ce qui améliore la coordination et l’efficacité ;
- D’obtenir des analyses et des rapports détaillés : Les CRM offrent des fonctionnalités d’analyse avancées et fournissent des rapports détaillés sur les performances de prospection.
Il existe également des modèles de logiciel de suivi de prospection qui embarquent des fonctions supplémentaires permettant aux entreprises d’intégrer les données provenant de différentes sources.
6. Remplir le tableau de prospection
À présent que les objectifs de prospection sont identifiés, les données à observer récoltées et les bons outils sélectionnés, il est temps de remplir le tableau de prospection commerciale.
Les équipes doivent, pour cela, entrer toutes les informations préparées au cours des étapes précédentes en prenant le soin de les organiser de façon cohérente et de manière à pouvoir y naviguer aisément.
Toujours afin de faciliter la navigation, les commerciaux doivent définir des codes d’exploitation du tableau.
Ils peuvent, par exemple, utiliser différentes couleurs pour catégoriser les prospects et faciliter la lecture ou appliquer des filtres pour accéder plus facilement à certaines catégories de données.
Ces détails permettent de produire un modèle de tableau de prospection unique, qui illustre le processus d’acquisition de clients propre à l’entreprise.
Par ailleurs, le remplissage du tableau prend également en compte la mise à jour des données au fur et à mesure du suivi des leads. Les commerciaux doivent compléter les informations personnelles et professionnelles dès que de nouveaux éléments sont portés à leur connaissance.
Ils doivent aussi modifier le statut des contacts en fonction de leur évolution dans le processus de conversion.
Que retenir pour réussir son tableau de prospection B2B ?
En conclusion, la construction d’un tableau de prospection efficace requiert une approche méthodique et structurée. Pour commencer, il est important de définir assez clairement les objectifs de prospection en adoptant la méthode SMART.
Ensuite, une segmentation précise de ses contacts permet d’adapter les stratégies commerciales à chaque stade du processus d’achat, tandis que la sélection judicieuse des informations à suivre et des indicateurs de performance clé assure un suivi pertinent et analytique.
Pour finir, l’utilisation de l’outil approprié, qu’il s’agisse d’un tableur Excel ou d’un CRM, pour remplir et gérer le tableau de prospection permet d’optimiser la gestion des prospects et des efforts fournis.
Comment assurer la mise à jour continue de votre tableau de prospection ?
Pour maintenir votre tableau de prospection à jour, définissez des processus clairs et réguliers pour collecter et intégrer les nouvelles informations sur les prospects.
Automatisez également autant que possible les tâches récurrentes pour gagner en efficacité et en précision. Cela permet d’assurer une mise à jour continue et d’optimiser votre stratégie de prospection.
Quels conseils suivre pour créer un tableau de prospection ?
Lors de la création d’un tableau de prospection, il est conseillé de s’assurer que la base de données disponible est à jour et fiable afin de ne pas nuire à l’efficacité de l’outil.
Il est aussi important de bien définir sa campagne de prospection, notamment ses objectifs, sa cible, les actions à mener, ainsi que les ressources nécessaires.
