5 étapes pour avoir une trame téléphonique qui cartonne !

La création d’une trame téléphonique est indispensable pour garantir la réussite d’une prospection commerciale par téléphone.

Pour gagner la confiance des prospects et qualifier efficacement des leads, le téléprospecteur doit pouvoir maintenir le fil de la conversation et traiter habilement les diverses objections. Vous l’auriez compris, la préparation est impérative.

Quelles sont les clés pour bien prospecter au téléphone afin d’obtenir de bons résultats sur les taux de conversion et de ventes ? Nous vous présentons dans cet article nos 5 étapes pour établir une trame téléphonique qui cartonne.

Pourquoi préparer sa trame téléphonique ?

La prospection téléphonique est certes l’un des moyens les plus rapides et les plus efficaces pour générer des rendez-vous, mais elle n’a tout son sens que lorsqu’elle obéit à une trame préétablie.

En effet, la trame téléphonique prend la forme d’un script pré-écrit qui sert de repère à un vendeur ou prospecteur pour faire de la prospection commerciale B2B par téléphone.

L’idée est d’avoir sous la main un guide ou une formule « standard » qui vous permet de vous présenter, d’informer le prospect, de suivre le fil de la conversation, de poser des questions et d’apporter des réponses dans le but de qualifier des leads.

Non, il n’est pas question d’avoir un entretien mécanique, mais plutôt que l’entretien reste sous contrôle, même lorsqu’il devient dynamique.

Préparer une trame pour un appel téléphonique permet de :

• Préparer des accroches captivantes en début d’appel afin de retenir l’attention du prospect ou du client ;
• Présenter un argumentaire commercial cohérent, pertinent et attractif ;
• Anticiper et traiter d’avance les objections des prospects pour pouvoir fournir des réponses satisfaisantes ;
• Gagner la confiance du prospect et renforcer l’intérêt du client vis-à-vis de l’offre ;
• Prévoir des pauses par moments pour permettre au prospect de poser des questions et de se sentir valorisé ;
• Éviter les mauvaises formulations et les blancs dans la conversation, etc.

Notamment utiles dans un outbound call center, toutes ces mesures permettent à l’agent de prospection :

• D’être plus convaincant dans le déroulement de son argumentaire ;
• De présenter de manière plus confiante en établissant un contact direct et plus sympa que le virtuel omniprésent ;
• D’augmenter le taux de performance et de rentabilité ;
• De paraître plus professionnel et d’affiner le discours au fur et à mesure du dialogue avec le prospect, etc.

Comme vous pouvez le voir, il y a de nombreux avantages à préparer une trame téléphonique. Mais encore faut-il savoir comment s’y prendre pour la préparer. Heureusement, il existe des étapes clés qui guident dans le processus et qui rendent ce travail facile à réaliser.

Nos 5 étapes pour bien préparer votre trame téléphonique

Si le télémarketing est l’un des meilleurs outils de prospection commerciale B2B, la trame téléphonique lui sert de pilote pour conduire l’argumentaire commercial à bon port.

Bien préparée, celle-ci permet de bien piloter vos campagnes de vente et de mener vos prospects tout le long de l’entonnoir de prospection.

Par exemple, la prospection téléphonique se base sur un discours convaincant et personnalisé. C’est tout l’intérêt d’élaborer une trame d’appel téléphonique. Suivre les bonnes étapes permet de collecter des données justes et fiables afin d’adresser le bon message à la cible idéale.

Entre étude de marché, préparation de persona, création de base de données, structuration de pitch et brainstorming, nous avons relevé 5 étapes majeures pour vous aider à bien préparer votre trame de prospection téléphonique. Découvrez-les.

1. Réaliser une étude de marché

L’étude de marché est une étape cruciale pour réussir une prospection commerciale B2B. Si elle permet de bien préparer votre trame téléphonique, elle consiste en une analyse qualitative et quantitative de l’offre et de la demande sur un marché cible.

Durant cette phase, vous devez collecter des informations sur la clientèle, les prospects, les entreprises concurrentes et les tendances émergentes. Cela va faciliter la mise en place d’une stratégie de prospection et la conversion efficace d’un lead qualifié en client.

Dans la pratique, l’étude de marché permet d’avoir un aperçu sur de nombreux éléments. Il s’agit entre autres :

• Des besoins des prospects ;
• Des habitudes d’achat et des préférences des clients ;
• De la sensibilité de la clientèle par rapport au prix ;
• Des forces et des faiblesses des concurrents, etc.

Cette liste n’est pas exhaustive. Cela dit, les données collectées à l’issue d’une étude de marché sont fondamentales pour cibler un segment du marché où piloter sa campagne de prospection commerciale et bien préparer sa trame téléphonique.

2. Préparer ses personas

Il s’agit de la deuxième étape importante pour élaborer une trame téléphonique qui cartonne. Préparer un persona en réalité, revient à établir le profil type de votre client idéal. C’est d’ailleurs l’un des avantages à réaliser une étude de marché.

Cette phase consiste à définir avec le plus de précision possible les besoins et les problématiques des entreprises cibles. Elle permet d’identifier tous les axes de communication exploitables afin d’optimiser votre stratégie de télémarketing dans le but de générer des leads et de décrocher des rendez-vous.

3. Élaborer sa base de données

La troisième étape pour préparer votre trame téléphonique va consister à créer une base de données prospects bien fournie. À cet effet, il existe plusieurs outils de prospection commerciale B2B auxquels vous pouvez recourir.

LinkedIn

Avec 11,7 millions de membres actifs en France par mois, LinkedIn est le réseau social B2B numéro 1. Cet outil de prospection commerciale est une immense mine d’informations à exploiter pour mettre en place votre stratégie de prospection.

Grâce à LinkedIn, vous pourrez facilement repérer les prospects à potentiel de conversion élevé. Il vous permet d’accéder à des coordonnées fiables et pertinentes en vue d’élaborer une base de données et d’améliorer votre argumentaire commercial B2B.

Le CRM

Le logiciel CRM est l’un des meilleurs outils d’aide à la prospection commerciale B2B. Il permet de créer, de stocker et de gérer sa base de données de manière centralisée, structurée et automatisée.

L’utilisation de cet outil vous aide à classer l’ensemble des données et à comprendre le comportement des prospects, leurs préférences, leur marge de décision, etc. De même, le logiciel CRM vous sera utile pour différencier les leads entrants des leads sortants.

Si la constitution d’une base de données permet d’avoir un accès intégral à toutes les informations relatives à vos prospects, ce travail vous permet de maîtriser votre zone de prospection. Ainsi, vous pourrez personnaliser votre approche et préparer votre trame téléphonique afin d’atteindre les objectifs fixés pour votre campagne de prospection.

4. Structurer son pitch

Une fois la base de données constituée, vous aurez parcouru la moitié du chemin. Les étapes précédentes ont permis de préparer la partie la plus importante, celle de la structuration du pitch commercial.

Un pitch est une présentation relativement courte et percutante qui vise à donner envie à une entreprise ou à un prospect de vous faire confiance. Vous vous demandez comment relancer efficacement les clients inactifs ? Bien structuré, un pitch peut vous aider à cet effet.

Les pistes qui seront évoquées dans les prochaines lignes sont les mêmes que nous suivons à Acceor pour réussir nos prises de rendez-vous professionnels de B2B à B2B. Toutefois, ceux-ci conviennent également à la vente et peuvent être suivis pour structurer un pitch percutant pour un lead. 

Préparer les arguments sur l’entreprise

Primo, il est question de préparer des arguments puissants et percutants sur l’entreprise. Vous pouvez procéder en relevant le maximum de détails intéressants sur celle-ci :

• Principaux acteurs ;
• Chiffre d’affaires ;
• Situations géographiques ;
• Nombre de filiales ;
• Levées de fonds ;
• Intérêts du rendez-vous professionnel ;
• Enjeux humanitaires, écologiques, financiers, etc.

L’idée est d’aller à l’essentiel en évoquant les points forts et en mettant l’accent sur les aspects les plus significatifs que vous voulez que le prospect retienne. N’hésitez pas à introduire des données concrètes et des références. Évidemment, il ne faudra pas en abuser.

Élaborer votre première accroche !

Les premières secondes d’un pitch sont primordiales. Elles doivent servir à captiver l’attention du prospect et à le retenir pour la suite. De ce fait, la première phrase de votre discours doit servir d’accroche. Elle doit être percutante et parler à votre cible.

Ces conditions sont capitales pour bien construire votre pitch et avoir une bonne trame téléphonique pour votre campagne de prospection B2B.

Travailler votre pitch autour de votre cœur de cible

En prospection commerciale B2B, il existe plusieurs types de prospects : les prospects chauds, les prospects tièdes, les prospects froids et les leads (entrants / sortants). En structurant votre pitch, il est nécessaire de tenir compte du type de prospect que vous ciblez à travers votre campagne de prospection.

Comme le dit un adage populaire, il faut battre le fer tant qu’il est encore chaud. Alors, l’idéal est de contacter en priorité les prospects chauds et les leads entrants pour ne pas les perdre.

Au début de chaque appel, il faut prévoir une minute de présentation au maximum lorsque le prospect décroche. N’oubliez pas de préparer à l’avance les diverses objections et les différentes questions du prospect. Cela vous permettra de répondre de manière professionnelle et confiante.

Ces mesures sont les mêmes prises par Acceor, notre agence de prospection spécialisée. Elles n’ont rien à avoir avec le travail discutable d’un call center. Cet article « call center : qu’est-ce que c’est ? » vous en dit plus sur le sujet.

5. Réunir son équipe pour un brainstorming

Pour finir, il est pertinent de réunir toute l’équipe pour un brainstorming. Le but de cette séance est de trouver des idées originales et innovantes afin de peaufiner la trame téléphonique et d’adopter une stratégie de prospection efficace.

6. Notre conseil : ne pas hésiter à s’entraîner !

À présent que vous avez suivi toutes ces pistes, vous avez un pitch cohérent et prêt à être délivré sur une trame téléphonique bien préparée. Mais vous, êtes-vous réellement prêt ?

Pour préparer l’appel, n’hésitez pas à réaliser des essais avec un collègue en passant des appels test : faites une minute de présentation, allez droit au but et ficelez bien vos objections.

Ces entraînements vous rendront plus habile pour prospecter de nouveaux clients et vous permettront de décrocher plus facilement des rendez-vous lors de réels appels. Ils sont utiles pour travailler le stress, la respiration, l’intonation et pour se former à gérer les refus.

En résumé

Il existe aujourd’hui de nombreux outils commerciaux de prospection. Au nombre de ceux-ci, le télémarketing, en raison de son impact immédiat, sort particulièrement du lot. Son efficacité passe par la préparation d’une trame téléphonique cohérente.

Nous avons évoqué cinq étapes majeures qui permettent de bien l’élaborer. Elles consistent notamment à :

• Réaliser une étude de marché ;
• Préparer ses personas ;
• Élaborer sa base de données ;
• Structurer son pitch ;
• Réunir son équipe pour un brainstorming.

Ces cinq pistes vous aideront à concevoir une trame téléphonique des plus efficientes et à décrocher des rendez-vous professionnels avec brio. Elles sont toutes obligatoires. Cela signifie que vous devez les suivre les unes après les autres si vous voulez maximiser vos performances et favoriser le développement de clientèle.

Il ne suffit toutefois pas de concevoir une trame de prospection téléphonique pour obtenir des résultats immédiats. Une trame téléphonique qui cartonne, ce sont parfois des premiers appels difficiles, des débuts de refus et de nombreux ajustements.

La répétition est donc impérative pour acquérir l’automatisme, obtenir de l’expérience et pour gagner en temps et en performance.